Ettevõtte kasvades suureneb tavaliselt ka arvete, ostudokumentide, maksete ja aruannete hulk. Kui kõik toimib endiselt e-kirjade, Exceli tabelite ja käsitsi sisestamise abil, võib raamatupidamine hakata võtma rohkem aega, kui ettevõtja ise märkab.
Automatiseerimine ei tähenda, et kogu senine süsteem tuleb korraga välja vahetada. Sageli piisab sellest, kui vaadata üle kõige ajamahukamad tegevused ja leida kohad, kus tarkvara saab korduva töö inimese eest ära teha.
Millised märgid näitavad, et sinu ettevõtte raamatupidamisprotsess vajab uuendamist?
1. Ostuarved ja tšekid saabuvad eri kanalitest
Osa arveid tuleb e-postiga, osa liigub sõnumirakendustes ning mõned tšekid jõuavad raamatupidajani alles kuu lõpus. Dokumentide otsimine ja meeldetuletuste saatmine võtab aega nii ettevõtjalt kui ka raamatupidajalt.
Digitaalne dokumendihaldus aitab koondada ostuarved ja kuludokumendid ühte kohta. Nii väheneb oht, et mõni oluline dokument jääb esitamata või läheb kaduma.
2. Sama infot sisestatakse mitu korda
Kui üks inimene sisestab arve andmed tabelisse ja teine kannab sama info hiljem raamatupidamistarkvarasse, tehakse ühte tööd kaks korda. Iga käsitsi tehtud sisestus suurendab ka eksimise võimalust.
Hästi üles ehitatud protsessis liiguvad andmed süsteemide vahel automaatselt. Inimese ülesanne on infot kontrollida ja kinnitada, mitte samu numbreid korduvalt ümber kirjutada.
3. Kuu lõpp tähendab dokumentide tagaajamist
Kui iga kuu lõpus algab arvete, tšekkide ja kinnituste kogumine, ei ole probleem tingimata inimestes. Põhjus võib olla ebaselges protsessis.
Hea süsteem annab jooksvalt märku, millised dokumendid või kinnitused on puudu. See aitab vältida olukorda, kus kogu töö kuhjub korraga kuu lõppu ning olulised tähtajad hakkavad lähenema.
4. Juhtimisinfo jõuab sinuni liiga hilja
Ettevõtte juhtimiseks ei piisa ainult teadmisest, mis toimus eelmisel kuul. Otsuste tegemiseks on vaja võimalikult värsket ülevaadet müügist, kuludest, kohustustest ja rahavoost.
Kui aruande koostamine nõuab iga kord mitme tabeli ühendamist ja andmete käsitsi kontrollimist, jõuab info juhini sageli liiga hilja. Automatiseeritud andmevahetus võimaldab koostada aruandeid kiiremini ning annab ettevõtte olukorrast ajakohasema pildi.
5. Vead avastatakse juhuslikult
Käsitsi sisestamisega võivad kaasneda topeltmaksed, valed summad, puuduvad dokumendid või ekslikud kuupäevad. Kui kontroll sõltub ainult inimese tähelepanelikkusest, võivad vead jääda pikaks ajaks märkamatuks.
Automatiseeritud kontrollid aitavad tuvastada kõrvalekaldeid ja puuduvat infot varem. See ei kaota vajadust inimese kontrolli järele, kuid muudab kontrollimise süsteemsemaks.
6. Kõik sõltub ühest inimesest
Kui ainult üks töötaja teab, kus vajalikud failid asuvad, kuidas aruannet koostada või millal arved kinnitada, muutub protsess haavatavaks. Puhkus, haigus või töötaja lahkumine võib tekitada ootamatuid viivitusi.
Selged tööprotsessid ja ühised digitaalsed süsteemid aitavad tagada, et vajalik info ei jää ühe inimese arvutisse või postkasti. Samuti muutub uute töötajate väljaõpetamine lihtsamaks.
7. Ettevõtte kasv suurendab eelkõige halduskoormust
Kui müük kasvab, suureneb ka dokumentide ja tehingute arv. Kui iga uus klient või tellimus tähendab samas mahus täiendavat käsitööd, ei pruugi olemasolev töökorraldus olla pikemas perspektiivis jätkusuutlik.
Automatiseerimise eesmärk on võimaldada ettevõttel kasvada ilma, et halduskoormus suureneks sama kiiresti. Nii saavad töötajad keskenduda tegevustele, mis loovad ettevõttele rohkem väärtust.
Millest automatiseerimist alustada?
Kõigepealt tasub kaardistada, millised tegevused võtavad iga nädal või kuu kõige rohkem aega. Sageli on nendeks dokumentide kogumine, andmete sisestamine, arvete kinnitamine, maksete jälgimine ja juhtimisaruannete koostamine.
Seejärel tuleks hinnata, milliseid tegevusi saab olemasoleva raamatupidamistarkvara abil automatiseerida ning millised protsessid vajavad enne selgemat kokkulepet. Automatiseerida ei ole mõtet segast protsessi, sest sellisel juhul liiguvad probleemid lihtsalt ühest süsteemist teise.
Hea automatiseerimine ei vähenda kontrolli. Vastupidi, see aitab muuta info liikumise läbipaistvamaks, vähendada korduvat käsitööd ja märgata probleeme varem.
Kokkuvõte
Raamatupidamise automatiseerimise suurim kasu ei ole ainult aja kokkuhoid. Korralikult üles ehitatud protsess annab ettevõtjale ajakohasema ülevaate, vähendab vigade tekkimise võimalust ja loob parema aluse juhtimisotsuste tegemiseks.
Kui sinu ettevõttes kulub liiga palju aega dokumentide otsimisele, andmete ümberkirjutamisele või erinevate tabelite ühendamisele, tasub senine töökorraldus üle vaadata.
Nukka Consult aitab hinnata olemasolevaid raamatupidamisprotsesse ning leida lahendused, mis muudavad igapäevase töö lihtsamaks ja juhtimisinfo selgemaks.
Võta meiega ühendust: nukkaconsult.ee